ビジネスメールの送信・返信の基本マナーで仕事の効率と評価が上る！

ビジネスメールのやりとりで気を付けたいのは、「分かり易く」「失礼にならない」ことです。
そして「簡潔に書く」のが基本です。

送信ボタンを押す前に、誤字脱字・失礼な表現になっていないか等、再度確認するように心がけたいものです。

ビジネスメールのマナーと返信方法を把握しておけば、大切なビジネスシーでの評価も上がることでしょう。

ビジネスメールのマナーと基本的な書き方

ビジネスメールのマナーに於いての書き方について、件名の書き方・宛名の書き方・前文及び文章・署名についての注意したい事柄を下記にまとめてみました。

件名の書き方

件名は、用件が一目でわかるように書くことが大事です。
だれからのメールなのかがわかれば親切でしょう。

宛名の書き方

宛名は、会社（団体）名 、部署・役職名、名前、敬称を書くのが基本です。

相手の名前を省略するのは失礼になります。
相手の名前を書くのと書かないのでは印象が違ってきます。

前文について

メール文章の前文については

相手の社名と担当者名、と「いつもお世話になっております。」程度のあいさつで書き出しが良いでしょう。
簡単な時候のあいさつまで使いこなせると印象がさらにアップします。

文章について

メールの文章は、一文を短く。箇条書きにすることを心がけましょう。

全角で35文字程度のところで改行を入れた方が、返信時の引用がしやすくなります。

3～4行に1回は空白行を入れた方がよいでしょう。

また用件の中で、見出しを付けるなどの工夫と見出しに目立つ記号（【】,■,● ）など使う工夫があれば読みやすいでしょう。

署名の書き方

メールの最後には、自分の名前や連絡先を記した「署名」を入れておくと、
相手もそのあと連絡を取りやすいなど、署名は、基本的なメールマナーです。

署名は、基本的なメールマナーであると同時に、メールアドレス以外の連絡先を明示する役割としても重要です。

署名には、名前、メールアドレス、電話番号、会社の住所を記載しておきましょう。

また、署名の設定をしておくと便利です。
署名の設定は、メールを書く時間の短縮にもなります。

次に心得ておきたい事項に返信メールです。

返信メールでのマナーと上手な引用の方法とは

返信が早いということは、お客様への印象が良いだけではなく、
業務効率も上がり、お客様への信頼感を獲得できます。

返信メールでのマナーに気を配りスマートなビジネスを展開しましょう。

返信メールでのマナーと上手な引用方法・記号の使い方は

ビジネスで日常的に使う届いたメールに返信するときの注意点ですが
「失礼にならない」「わかりやすい」返信メールにきをくばりたいものです。

それができれば仕事が上手く進み、評価もあがります。

返信メールでよく使う「メールの引用」ですが、引用符の設定とその活用で
スマートな「わかりやすい」返信メールに心がけましょう。

メールの引用の設定方法は

通常の設定では返信メールのとき、「＞」（引用符）が付かないようになっています。これから引用符を付ける設定に変更しなければなりません。

引用符のデフォルトは「＞」です。一般的な引用符なので、そのまま使って問題ありません。

返信メールの方法は

一般的なメールの返信機能として「全文引用」・「部分引用」が主にあります。

全文引用は「相手から届いたメール全てを引用」し、それまで送信されたすべてのメールがわかります。

部分引用は「相手のメールの一部分のみ」を引用します。

部分引用は、質問のメールに返信するときなどに活用し、質問部分の抜粋で質問に対する回答が、わかりやすくなります。

返信で伝えたい内容に応じ、使い分けることを お勧めします。

返信メールの件名については

返信メールを書く時の件名は、デフォルトで「Re:」が付いた件名になっています。
件名を変えてしまうと後で検索をするときにわかりづらくなりますので、件名は変更しないように注意しましょう。
返信メールの意味をなさなくなってしまいます。

また、返信が重複すると「Re:」が増えすぎてしまいます。
「Re:」が増えすぎてしまうと件名がわかりづらくなるので、「Re:」の2つ以降を消して、

件名の後ろに返信の数を記する様にすれば返信メールも分かりやすくスマートになるでしょう。

ビジネスメールの活用は、ビジネスの効率にもつながりますし相互の時間を束縛をすることなく、コミュニケーションが取れる便利なツールです。

しかし、メールにも大切なマナーがあります。

便利なツールを上手く活用しビジネスの効率に繋げたいものです。